Corona-maatregelen: thuiswerken op regie, een kwestie van vertrouwen

Aan de hand van dit bericht willen wij onze klanten nader informeren over welke maatregelen Geonius intern heeft genomen om het werk voor onze klanten zo optimaal mogelijk voort te zetten. En welke afspraken wij met onze medewerkers hebben gemaakt in het geval zij de klant niet meer optimaal kunnen bedienen. Wij willen onze klanten gerust stellen dat zij zelf geen extra maatregelen hoeven te treffen om te zorgen dat onze medewerkers open, eerlijk en integer met hun vertrouwen omgaan. Dit geldt met name voor het thuiswerken en boeken van gewerkte uren op regieprojecten.

Thuiswerken
Direct na afloop van de persconferenties op 9 en 12 maart jl. hebben wij onze medewerkers verzocht om, toen nog ‘zo veel mogelijk’, thuis te werken. Medewerkers die op project- of klantlocatie werken, hebben wij verzocht in overleg te treden met hun leidinggevende aldaar, om te bespreken of thuis werken tot de mogelijkheden behoorde. Voorwaarden om op een goede, veilige manier thuis te kunnen werken zijn wat ons betreft:

• Een goede en rustige (ARBO-)werkplek waar werkzaamheden naar behoren uitgevoerd kunnen worden;
• De juiste ICT-, telefoon- en internetfaciliteiten (incl. 2^e beeldscherm bij gebruik laptop);
• Software en licenties voor overleg op afstand (MS Teams, Skype voor bedrijven, etc.).

Sinds maandag 16 maart jl. werken alle medewerkers van Geonius vanuit huis, tenzij er een zeer goede reden is om hiervan af te wijken. Dit kan wat ons betreft alleen in overleg met het management van Geonius. Indien een klant heeft aangegeven bij een medewerker dat er gegronde redenen zijn om hem/haar vanaf een locatie te laten werken, dan hebben wij de medewerker geïnstrueerd dit altijd met zijn/haar manager kort te sluiten. Dit kunnen wij dan op bedrijfsniveau met de klant bespreken.  

Gelukkig hebben wij kunnen constateren dat vrijwel alle bedrijven in onze keten de overheidsmaatregelen en adviezen van het RIVM zo goed mogelijk inpassen in hun bedrijfsvoering. Veelal wordt gehoor gegeven aan het werken vanuit huis, in combinatie met overleggen op afstand middels de daarvoor beschikbare communicatiemiddelen. Uiteraard is dit niet voor alle lopende projecten en tenders een ideale manier van werken, maar uitzonderlijke tijden vragen nu eenmaal om uitzonderlijke maatregelen.

Flexibiliteit en verantwoordelijkheidsbesef
Uiteraard werken ook bij Geonius veel medewerkers met een partner die nu eveneens vanuit huis werkt of een vitaal beroep heeft en die (schoolgaande) kinderen hebben die nu overdag begeleiding of zorg nodig hebben. Er is een dringend beroep gedaan op de flexibiliteit en het verantwoordelijkheidsbesef van onze mensen om hun arbeidsuren te blijven werken. Wij bieden daarbij de mogelijkheid tot werken op verschoven uren; de week heeft tenslotte 7 dagen van 24 uur. Deze verschoven diensten gaan altijd in overleg met de klant en met toestemming van de manager van de afdeling. Het is belangrijk dat deze verschoven diensten goed gecommuniceerd worden, zodat projectbetrokkenen op de hoogte zijn van ieders beschikbaarheid. Hierbij doet Geonius dus ook een beroep op de flexibiliteit en het verantwoordelijkheidsbesef van de klant.

Voor alle medewerkers die desondanks niet in staat zijn om hun contracturen te werken, heeft Geonius intern een corona-projectnummer aangemaakt waar zij hun niet-gewerkte uren op moeten boeken. Onze mensen zullen dus nooit niet-gewerkte uren op een project van de klant boeken. Het kan zodoende wel gebeuren dat medewerkers, in overleg met de projectleider van de klant, minder dan de normale uren in een werkweek op een project boeken. Mocht dit onverhoopt leiden tot risico’s voor de planning of voortgang van het werk, dan zullen wij in overleg met de klant passende maatregelen treffen.

Wederzijds vertrouwen
Wij hebben inmiddels geluiden vernomen vanuit lopende projecten waar men zich afvraagt of de thuis gewerkte uren wel efficiënt zijn geweest en niet onnodig op de projectbudgetten drukken. Wij realiseren ons dat het codewoord wat dit betreft ‘vertrouwen’ is. Vertrouwen kan niemand afdwingen, maar bouwt zich door de jaren op, door ‘dag in dag uit’ naar tevredenheid met elkaar samen te werken. Door in goede maar ook in moeilijke tijden open en eerlijk met elkaar te blijven communiceren. Door het naar elkaar uitspreken van bezorgdheden en door samen naar de juiste oplossingen te zoeken.

Overigens gaat het om hetzelfde ‘vertrouwen’ in de situatie dat een medewerker in het verleden een of meerdere dagen vanaf ons kantoor aan een project werkte. Iets dat gelukkig ook al jaren naar tevredenheid van beide kanten gebeurt.

Hogere productiviteit
Tenslotte willen wij klanten graag geruststellen met feedback die wij van onze eigen achterban hebben gekregen: de mensen die zich met name met de productie van tekeningen, ontwerpen en adviezen bezighouden, geven veelal aan dat zij op een werkdag meer gedaan krijgen dan wanneer zij op project- of klantlocatie werkzaam zijn. Tijdens het thuiswerken komen minder mensen de afdeling op lopen om een vraag te stellen, er gaat minder tijd ‘verloren’ aan gesprekken bij de koffieautomaat en er is minder verleiding om (ongewild) mee te luisteren met een gesprek tussen andere mensen in de kantoortuin of projectruimte. Afstemming kost natuurlijk wel wat meer moeite, maar met de beschikbare communicatiemiddelen (telefoon, Teams, Skype) blijkt dit prima op te lossen.

Onze zorgen: verandering in het betalingsgedrag
Wij hopen dat u, uw collega’s en uw naasten in goede gezondheid verkeren. En wij hopen met dit bericht eveneens bij te dragen aan het (deels) wegnemen van mogelijke bezorgdheid over onze dienstverlening in relatie tot de continuïteit van uw onderneming. Tegelijkertijd willen wij klanten attenderen op ónze bezorgdheid m.b.t. de continuïteit. Wij merken namelijk dat in de hele keten het betalingsgedrag van partijen aan het veranderen is. Vanuit Geonius doen wij hier op voorhand niet aan mee: wij blijven onze leveranciers betalen volgens eerder gemaakte afspraken. Dit is namelijk de enige manier om elkaar na de coronacrisis ook nog recht in de ogen te kunnen kijken; een voorwaarde voor een langdurige en duurzame relatie. Wij vertrouwen erop dat onze klanten ons ook tijdig en volgens gemaakte afspraken blijven betalen. Ook een kwestie van vertrouwen dus!

Heeft u het gevoel dat wij iets kunnen doen om de situatie te verbeteren? Of loopt u tegen problemen aan die consequenties voor ons kunnen hebben of waarbij wij u kunnen ondersteunen? Laat het ons coronateam dan weten via corona@geonius.nl.

Gezamenlijk vechten wij ons door deze coronacrisis heen. Wij wensen u daarbij alle goeds toe. 

Namens de directie van Geonius.